GDPR inom Uppsala Handikappidrott(UH-Idrott)

Som exempel på större förändringar i den nya lagen kan nämnas ökade krav på dokumentation, processer och informationssäkerhet, samt införandet av rollen dataskyddsombud (DPO), som kan liknas vid rollen personuppgiftsombud enligt PUL men med ökade krav.

Inom UH-Idrott pågår med anledning av detta sedan år 2018 ett GDPR-program som spänner över berörda områden.

Inom ramen för UH-Idrotts GDPR-program har det genomförts olika inventeringar inom en rad områden såsom behandlingar av personuppgifter och IT-system. Aktiviteter för att uppdatera register, rutiner och policys pågår samtidigt som vi planerar för och vidtar analyser för att säkerställa att erforderliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits inför att den nya förordningen träder i kraft.

UH-Idrott behandlar personuppgifter som vi erhåller från våra medlemmar för att kunna fullfölja olika typer av kommunikation av t ex mail och brev. I de flesta fall inbegriper detta avsändaruppgifter och mottagaruppgifter (t ex namn, adress, telefonnummer och e-postadress). Behandlingen av dessa personuppgifter sker fysiskt i våra datorer i IT-systemen.

Vad gäller lagring av personuppgifter så sparas dessa endast så länge de behövs för att kunna fullfölja våra förpliktelser mot våra medlemmar, eller så länge UH-Idrott har en laglig skyldighet att spara uppgifterna.

Med anledningen av införandet av GDPR håller UH-Idrott på att se över de allmänna och särskilda tjänstevillkoren så att dessa skall stå i överensstämmelse med de nya lagkraven. Ändringar i tjänstevillkoren kommer att meddelas till UH-Idrotts medlemmar inför att de uppdateras på sedvanligt vis.

UH-Idrott anlitar externa underleverantörer och samarbetspartners för att utföra uppgifter för UHIs räkning, t ex för att tillhandahålla IT-tjänster. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att underleverantörerna, både inom EU/EES, får tillgång till personuppgifter som UH-Idrott behandlar. Bolag som hanterar personuppgifter för UH-Idrotts räkning får alltid underteckna avtal med UH-Idrott för att vi ska kunna säkerställa en laglig överföring och en hög skyddsnivå för dina personuppgifter även hos våra personuppgiftsbiträden.

UHIs projektplan för GDPR löper t o m 30 juni 2018. UH-Idrott strävar efter att prioriterade åtgärder ska vara införda inför att GDPR träder i kraft 25 maj 2018.

Har du som privatperson ytterligare frågor om UH-Idrotts GDPR-program går det bra att kontakta vårt dataskyddsombud på följande e-postadress: uppsalahi@teliacom.